Personvernerklæring for NOR-MAF

NOR-MAF er underlagt norsk lov

NOR-MAFs personvernerklæring:

Adressat

Denne erklæringen er rettet mot deg som er, eller har vært, medlem av NOR-MAF.

For å kunne innfri våre forpliktelser i forhold til deg, til våre samarbeidspartnere, til norske myndigheter og for å arbeide hensiktsmessig i tråd med vårt mandat som medarbeiderforening, trenger vi å registrere noen personopplysninger.

«Personopplysninger» er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Når de i tillegg sier noe om for eksempel fagforeningsmedlemskap og religiøs tro er de regnet som «sensitive» personopplysninger. Behandling av begge disse typene personopplysninger er lovregulert og NOR-MAF er forpliktet på gjeldende norsk lovverk i dette.

I denne personvernerklæringen kan du lese om hvordan NOR-MAF behandler dine personopplysninger.

Generelt om behandling av personopplysninger i NOR-MAF

Behandling av personopplysninger i NOR-MAF reguleres av Personopplysningsloven, markedsføringsloven, skatteloven og bokføringsloven.

Når du melder deg inn i NOR-MAF lagrer vi bare de personopplysningene som loven åpner for og som er nødvendige for å kunne følge opp medlemskapet. Vi bruker ikke de opplysningene du gir oss til formål du ikke aktivt har gitt oss ditt samtykke til, eller vi i følge gjeldende lovverk har grunn til å tro at både du og NOR-MAF har en berettiget interesse av.

Opplysninger vi trenger for å tilby deg en avtalt tjeneste, vil vi ta vare på så lenge du er medlem eller mottaker av tjenesten.

Vi vil kunne dele dine personopplysninger med aktører som vi har et avtalefestet samarbeid med for å innfri våre medlemsforpliktelser over for deg, våre organisasjonsforpliktelser over for disse. Når du, eller din arbeidsgiver, gir dine personopplysninger til oss er det NOR-MAF som er ansvarlig for behandlingen av disse.

Dersom vi bruker andre tjenesteleverandører, eller vi utleverer personopplysninger til våre samarbeidspartnere, har vi alltid egne databehandleravtaler med disse som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med denne personvernerklæringen.

Slik behandler vi dine personopplysninger

Opplysninger du oppgir til oss
Vi lagrer personopplysninger du oppgir når du melder deg inn i organisasjonen. Det gjelder navn, arbeidsplass, stilling, kontaktinformasjon og «annet» (frivillig felt). Dette gjøres for å enkelt kunne være i dialog med deg og følge deg opp best mulig som medlem.

Opplysninger om deg gitt av andre

Vi lagrer opplysninger om innbetalinger gitt av din arbeidsgiver eller dennes regnskapsfører for å holde oversikt over vår økonomi og medlemsregistrering.

I noen tilfeller er medlemskap i NOR-MAF opprettet på bakgrunn av muntlig avtale med arbeidsgiver eller lønnsutbetaler. I slike tilfeller behandler NOR-MAF personopplysninger på samme måte som når du selv har registrert dem.

Vi har også tilgang til de øvrige opplysningene, gitt av deg selv eller andre, på «Min Side». Utover det som er nødvendig for å overholde våre forpliktelser er ikke dette data vi aktivt forholder oss til eller lagrer.

Opplysninger med utgangspunkt i spesifikke saker
Dersom vi har vært i kontakt med deg eller andre om forhold rundt din ansettelse og dine arbeidsforhold registrerer vi i tillegg en saksbeskrivelse, saksgang og utfall. Dette lagres på et område på dataserver med høyere sikkerhet og i personlig e-post mappe, der kun leder og de leder godkjenner for å håndtere denne og lignende saker, har tilgang. Personopplysninger anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for NOR-MAF å oppbevare.

Normisjon som databehandler

Vi har en databehandleravtale med Normisjon og benytter deres person- og kunderegister (Tindra) til vår medlemsregistrering. De aller fleste personopplysninger som vi behandler, lagres der. Dette systemet gjør det mulig for oss å holde oversikt over ditt medlemskap, kontakte deg, hente ut rapporter og ellers følge deg opp på en god måte. Dersom du ønsker å se våre opplysninger om deg i dette registeret evt. gjøre endringer på disse, anbefaler vi deg å opprette en profil på normisjon.profundo.no/minside.

Endringslogg

For å ivareta våre brukeres sikkerhet logges endringer i Tindra/Mins Side. Kun brukere med administratorrettigheter av kunde- og personsystemet har tilgang til å se loggen.

Listevask

Normisjon, som vår databehandler, vedlikeholder sine personopplysninger med bl.a. jevnlige kontroller mot reservasjonsregisteret i Brønnøysund, folkeregisterets dødsregister og andre kjente registre. Deres databehandler for dette er Bisnode Norge, som de har en databehandleravtale med.

Dine rettigheter

Det er du som eier dine personopplysninger, og du har derfor rett til å vite hva vi har lagret og hvordan disse behandles. Det får du gjennom denne personvernerklæringen, gjennom å kontakte oss og gjennom «Min Side». Her kan du også endre eller slette opplysninger om deg, og melde deg ut. Ved utmelding må du i tillegg gi beskjed til din lønnsutbetaler så lønnstrekket stanses.

Så lenge du er medlem kan du imidlertid ikke få slettet opplysninger som er nødvendige for behandlingen av ditt medlemskap og våre forpliktelser overfor samarbeidspartnere. Dette gjelder navn, arbeidsplass, stilling, kontaktinformasjon og personnummer.

Dersom du ikke lenger er medlem, og ikke lenger ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, har du rett til å bli slettet. Det kan imidlertid finnes grunner til at opplysninger like vel skal beholdes i et tidsrom evt. flyttes til en passiv database. Dette kan for eksempel være juridiske krav (betalingsinformasjon må etter loven lagres i 5 år), og forhold som er av historisk interesse for organisasjonen. Slike evt. restriksjoner på sletting vil imidlertid ikke få noen praktisk betydning for deg. I praksis betyr sletting at vi fjerner alle opplysninger som kan knytte ditt medlemskap hos oss til deg som person og ikke lenger kontakter deg på bakgrunn av dette. Om du evt. kun ønsker en delvis sletting er det også mulig å reservere seg mot utvalgte typer av kontakt, som utsendelse av medlemsinformasjon, reklame fra våre samarbeidspartnere o.l..
Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Kontakt

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett på å bli svart på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

E-post: nor-maf@normisjon.no / personvern@normisjon.no Telefon: 93405105 / 23301000

Besøksadresse: Linstowsgt. 3, 0166 OSLO. Postadresse: P.b. 7153, St. Olavs plass, 0130 OSLO